Dalam operasional bisnis, tidak hanya penting untuk mengelola account receivable dengan baik, tetapi juga account payable (utang usaha) harus dikelola dengan efisien. Account payable adalah kewajiban perusahaan kepada pemasok atau vendor atas pembelian barang atau layanan yang telah diberikan.
Manajemen yang baik terhadap utang usaha dapat membantu perusahaan memastikan kelancaran operasional, memperkuat hubungan dengan pemasok, serta menghindari masalah keuangan yang mungkin timbul karena pembayaran terlambat.
Dengan mengatur pembayaran kepada pemasok dengan tepat waktu, perusahaan dapat memastikan ketersediaan dana yang cukup untuk memenuhi kewajiban keuangan mereka. Jika utang usaha tidak dikelola dengan baik, risiko kekurangan kas dan masalah likuiditas bisa meningkat.
Manajemen yang baik terhadap utang usaha membantu dalam membangun hubungan yang baik dengan pemasok. Pembayaran tepat waktu menunjukkan keteraturan dan profesionalisme perusahaan, sehingga pemasok lebih termotivasi untuk memberikan layanan dan produk berkualitas.
Beberapa pemasok menawarkan diskon pembayaran jika perusahaan membayar tagihan lebih cepat. Dengan manajemen yang baik terhadap utang usaha, perusahaan dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk menghemat biaya dan meningkatkan margin keuntungan.
Jika perusahaan gagal membayar tagihan tepat waktu, pemasok dapat memberlakukan denda atau sanksi lainnya. Dengan mengelola account payable dengan baik, perusahaan dapat menghindari masalah hukum yang berpotensi merugikan.
Cara Kerja Utang Usaha
Cara kerja utang usaha melibatkan proses penerimaan, verifikasi, dan pembayaran tagihan kepada pemasok atau vendor atas pembelian barang atau layanan yang telah diberikan kepada perusahaan. Berikut adalah tahapan-tahapan utama dalam cara kerjanya.
Proses dimulai dengan penerimaan tagihan atau invoice dari pemasok. Invoice tersebut berisi detail transaksi, seperti nomor faktur, jumlah tagihan, tanggal jatuh tempo pembayaran, deskripsi barang atau layanan yang telah diberikan, dan informasi lain yang relevan. Invoice dapat diterima dalam bentuk fisik (kertas) atau elektronik, tergantung pada kesepakatan dengan pemasok.
Setelah invoice diterima, tim keuangan perusahaan akan melakukan verifikasi dan validasi atas transaksi tersebut. Mereka akan memeriksa apakah barang atau layanan yang diinvoice sudah diterima atau sesuai dengan pesanan yang telah dilakukan. Verifikasi ini sangat penting untuk menghindari kesalahan pembayaran dan kelebihan tagihan.
Setelah verifikasi dilakukan, invoice akan direkonsiliasi dengan pesanan dan kontrak yang telah disepakati dengan pemasok. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa jumlah tagihan dan harga sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.
Setelah invoice divalidasi dan direkonsiliasi, data tersebut akan dicatat dalam buku pembantu account payable. Catatan ini mencakup detail-tagihan per pemasok, tanggal jatuh tempo, dan informasi lain yang relevan. Pencatatan ini berguna untuk melacak semua kewajiban utang usaha yang dimiliki perusahaan.
Setelah invoice tervalidasi dan direkonsiliasi, langkah selanjutnya adalah mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang untuk melakukan pembayaran. Persetujuan ini bisa berasal dari manajer keuangan, manajer proyek, atau pemilik perusahaan, tergantung pada struktur organisasi dan kebijakan internal.
Setelah mendapatkan persetujuan, perusahaan akan mengatur pembayaran kepada pemasok sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan. Pembayaran bisa dilakukan secara tunai, cek, transfer elektronik, atau menggunakan metode pembayaran lainnya yang disepakati bersama.
Setelah pembayaran dilakukan, perusahaan akan melakukan rekonsiliasi bank untuk memastikan bahwa jumlah yang dibayarkan sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam buku pembantu account payable. Rekonsiliasi bank adalah langkah penting untuk memastikan akurasi dalam catatan keuangan perusahaan.
Terakhir, perusahaan akan menyimpan dan mengarsipkan semua dokumen terkait, seperti invoice, bukti pembayaran, dan rekonsiliasi bank. Pengarsipan yang baik membantu perusahaan dalam menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk audit atau keperluan pelaporan lainnya.
Strategi Mengoptimalkan Manajemen Account Payable
Untuk mengoptimalkan manajemen account payable, perusahaan dapat mengadopsi beberapa strategi efektif. Pertama, buatlah jadwal pembayaran yang jelas dan pantau tanggal jatuh tempo pembayaran secara cermat. Pastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu untuk menghindari denda keterlambatan.
Gunakan sistem otomatisasi akuntansi atau perangkat lunak manajemen keuangan untuk mengelola account payable. Sistem ini dapat membantu mengatur dan mengingatkan pembayaran tepat waktu. Jika memungkinkan, manfaatkan diskon pembayaran yang ditawarkan oleh pemasok dengan membayar tagihan lebih cepat. Hal ini dapat menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi keuangan perusahaan.
Lakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan persyaratan pembayaran yang lebih menguntungkan, seperti memperpanjang jangka waktu pembayaran atau mendapatkan diskon yang lebih besar. Tinjau juga kebijakan pembayaran perusahaan secara berkala dan pastikan bahwa mereka sesuai dengan kebutuhan dan kondisi keuangan perusahaan. Sesuaikan kebijakan jika diperlukan.
Di samping itu, buatlah anggaran yang realistis untuk account payable dan pastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi kewajiban pembayaran tanpa mengorbankan keuangan lainnya.
Selain itu, pastikan juga bahwa tagihan dari pemasok telah direkonsiliasi dengan benar. Kurangnya rekonsiliasi bisa menyebabkan kesalahan dalam pembayaran atau kesulitan dalam memahami sumber pengeluaran. Perusahaan juga harus memastikan bahwa ada sistem pemberitahuan untuk mengingatkan tim keuangan tentang tanggal jatuh tempo pembayaran.
Hal ini akan membantu mencegah pembayaran terlambat. Implementasikan pengawasan internal yang baik untuk memastikan bahwa proses pembayaran berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Lakukan evaluasi secara berkala terhadap pemasok untuk memastikan bahwa mereka memberikan produk atau layanan yang sesuai dengan standar perusahaan.